Você ganhou o pregão. Três meses depois, a prefeitura ainda não comprou nada. Outra prefeitura liga querendo "pegar carona" na sua ata, e o dólar já subiu. Uma terceira recebeu os pneus há 70 dias e não pagou. Cada situação tem uma regra, e quase nenhuma é a que o fornecedor imagina.
Ganhar é metade do caminho. A outra metade é saber o que a lei obriga e o que ela deixa recusar.
Pregão comum ou registro de preços?
No pregão comum, o órgão chama você para assinar um contrato, ou manda uma nota de empenho, e você entrega.
No pregão por registro de preços, o que você assina primeiro é uma ata de registro de preços. A ata é uma promessa: durante um período, você se compromete a vender aquele item por aquele preço, se o órgão pedir. Cada compra vem depois, com um contrato ou uma nota de empenho em cima da ata.
A ata obriga você a vender, não o órgão a comprar
O preço registrado obriga você a fornecer nas condições da ata, mas não obriga o órgão a comprar (Lei 14.133, art. 83). Ele pode até fazer outra licitação para o mesmo item, se explicar o motivo.
Pense num cardápio com preço fixo. Você tem que ter o prato se pedirem. O cliente não tem que pedir.
A ata vale 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1, se o preço continuar vantajoso (art. 84). No governo federal, o ano começa a contar no primeiro dia útil depois da publicação da ata no PNCP, o Portal Nacional de Contratações Públicas (Decreto 11.462/2023, art. 22). E o decreto proíbe aumentar a quantidade da ata (art. 23). Saldo, prorrogação e controle por órgão estão no artigo sobre ata de registro de preços.
Carona: limites e o seu direito de dizer não
Carona é quando um órgão que não participou da licitação usa a sua ata para comprar de você. A lei põe dois limites (art. 86, §§ 4º e 5º):
- cada órgão carona compra no máximo 50% da quantidade registrada de cada item;
- todas as caronas juntas somam no máximo o dobro da quantidade registrada.
Exemplo: a ata registrou 1.000 pneus. Cada prefeitura carona pode comprar até 500. Todas as caronas juntas, até 2.000. Com isso, a ata pode render até 3.000 pneus.
Agora o ponto que muita empresa desconhece: a carona depende da aceitação prévia do fornecedor (art. 86, § 2º). Você pode recusar. Se o dólar subiu e o preço não fecha mais, ou se o frete até a nova cidade come a margem, você não é obrigado a vender para outro órgão. Recuse por escrito. Depois de autorizada, a carona tem até 90 dias para virar compra, dentro da validade da ata (Decreto 11.462, art. 31).
Empenho ou contrato?
O contrato escrito é a regra. Mas ele pode ser trocado por uma nota de empenho, que é o documento em que o órgão reserva o dinheiro para aquela compra, quando a entrega é imediata e integral, sem obrigação futura, qualquer que seja o valor (art. 95). Entrega imediata é a feita em até 30 dias da ordem de fornecimento (art. 6º, X).
Na prática: pneu entregue de uma vez costuma vir só com empenho. Máquina com garantia e assistência técnica tem obrigação futura e pede contrato escrito (Acórdão 9277/2021 do TCU, o Tribunal de Contas da União).
E nunca entregue sem empenho ou ordem de fornecimento por escrito. Entrega sem documento é contrato verbal, e contrato verbal é nulo, salvo em compra pequena de pronto pagamento. O risco é entregar e ficar sem receber.
Recusar assinar custa caro
Você é chamado a assinar a ata ou o contrato no prazo do edital. Pode pedir uma prorrogação, por igual período, com justificativa, feita antes do prazo acabar (art. 90, § 1º).
Recusar sem justificativa é tratado como descumprimento total. A empresa perde a garantia de proposta, se houver, e responde por infração (art. 155, VI). As sanções possíveis são multa de 0,5% a 30% do valor do contrato e impedimento de licitar por até 3 anos com aquele ente (art. 156). Num contrato de R$ 200 mil, a multa vai de R$ 1 mil a R$ 60 mil.
Na ata há um risco parecido: não retirar a nota de empenho no prazo, sem justificativa, é motivo para cancelar o seu registro (Decreto 11.462, art. 28).
Há uma saída legítima: se a validade da proposta acabou sem convocação, você fica liberado (art. 90, § 3º).
Pagamento: fila, prazo e o que fazer no atraso
Ordem cronológica. O órgão tem que pagar na ordem em que as dívidas ficaram exigíveis, separada por fonte de recurso e tipo de contrato. Furar a fila só com justificativa, e a ordem tem que ser publicada todo mês no site (art. 141). Você pode conferir em que posição está a sua nota.
Prazo. A Lei 14.133 não fixa um número de dias: o prazo é o do edital ou contrato (art. 92, VI). Para órgãos federais, a IN SEGES/ME 77/2022 fixa até 10 dias úteis para conferir a nota e mais 10 dias úteis para pagar.
Atraso de mais de 2 meses. Contado da emissão da nota fiscal, dá à empresa o direito de pedir a extinção do contrato ou de suspender as entregas até a situação se normalizar (art. 137, § 2º, IV, e § 3º, II). Só não vale em calamidade pública, guerra ou grave perturbação da ordem. E faça isso por escrito: comunique formalmente que está usando o art. 137. O TCU já condenou empresa que parou sem cumprir o prazo legal (Acórdão 2524/2017).
Certidão vencida não autoriza reter pagamento. Se a sua certidão venceu durante o contrato, o órgão deve notificar para regularizar, não segurar o dinheiro do que já foi entregue (IN 77/2022, art. 8º, e Acórdãos 964/2012 e 2079/2014). O órgão só pode reter para cobrir multa aplicada ou prejuízo causado (art. 139).
A retenção de 1,2% de IR
Quando a prefeitura paga, ela desconta Imposto de Renda na fonte. Desde a IN RFB 2.145/2023, estados, DF e municípios são obrigados a reter o IR nos pagamentos a empresas por bens e serviços. Para mercadoria, a alíquota é de 1,2%. Numa nota de R$ 100 mil, se só houver essa retenção, chegam R$ 98.800 e ficam R$ 1.200 retidos.
Esse valor é uma antecipação, que a empresa abate do IR que deve. Passe para o contador, senão a empresa paga duas vezes.
Na prática
- Anotei a data de início e de vencimento da ata e a quantidade por item.
- Cada pedido de carona passa por uma conta: preço de hoje, frete e limites de 50% e do dobro.
- Só entrego com empenho ou ordem de fornecimento por escrito.
- Pego o canhoto de recebimento datado e assinado.
- Conto os dias desde a emissão da nota e notifico por escrito ao passar de 2 meses.
- Confiro a retenção de IR em cada pagamento e passo para a contabilidade.
Perguntas frequentes
O órgão é obrigado a comprar tudo o que está na ata?
Não. A ata obriga o fornecedor a vender pelo preço registrado, mas o órgão não é obrigado a comprar (art. 83).
Posso recusar uma carona?
Pode. A carona depende da sua aceitação prévia (art. 86, § 2º). Recuse por escrito. A obrigação firme é com os órgãos que estão na ata.
A prefeitura atrasou 70 dias. Posso parar de entregar?
Se o atraso passou de 2 meses contados da emissão da nota fiscal, a lei garante o direito de suspender as entregas até normalizar (art. 137, § 3º, II). Comunique por escrito antes de parar.
Como a URAH ajuda
O URAH CRM com Licitação, com lançamento previsto para dezembro de 2026, busca os editais no Piloto Automático e usa IA para ler o edital: ela dá o veredito, lista os documentos exigidos e tira os itens do PDF. Ele também pede preço aos fornecedores por link e junta os documentos exigidos num pacote com assinatura digital. Começar a licitação com os itens e os documentos organizados ajuda a chegar na fase da ata e do pagamento sabendo exatamente o que foi prometido, e por quanto.
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Fontes
- Lei 14.133/2021, texto compilado (arts. 6º, 83, 84, 86, 90, 92, 95, 137, 139, 141, 155 e 156)
- Decreto 11.462/2023 (registro de preços)
- Manual do TCU, registro de preços
- Manual do TCU, formalização do contrato
- Manual do TCU, convocação para contratar
- Manual do TCU, pagamento
- IN RFB 1.234/2012 (retenção na fonte, com o art. 2º-A incluído pela IN RFB 2.145/2023)
- Pesquisa de acórdãos do TCU (9277/2021, 2524/2017, 2079/2014 e outros)
Este conteúdo é informativo e não substitui orientação jurídica. Confira sempre o edital e o texto da lei. Valores e prazos conferidos em 19 out 2026.
