Você ganhou a licitação e chegou a nota de empenho. E agora, quando o dinheiro cai? Muitos fornecedores entregam sem saber em que pé está o pagamento, e só descobrem o problema semanas depois. Este artigo explica o caminho do dinheiro público em três etapas: empenho, liquidação e pagamento. Com isso, você sabe o que cobrar e de quem.
Empenho: a reserva do dinheiro
A Lei 4.320/1964, que trata das finanças públicas, define o empenho no art. 58: é o ato da autoridade competente que cria para o Estado a obrigação de pagamento. Em outras palavras, o órgão separa no orçamento o dinheiro para pagar você.
Duas regras importantes:
- É proibido fazer despesa sem empenho prévio (art. 60).
- O empenho não pode passar do limite dos créditos do orçamento (art. 59).
A nota de empenho
Para cada empenho é emitido um documento chamado nota de empenho. Ele indica o nome do credor, a especificação e o valor da despesa, e a dedução desse valor do saldo do orçamento (Lei 4.320, art. 61).
Para o fornecedor, a nota de empenho é a ordem firme: o órgão quer aquilo, naquela quantidade, por aquele preço, e reservou o dinheiro.
Tipos de empenho que você pode receber:
- Ordinário: valor exato, para pagamento de uma vez.
- Estimativo: quando o valor total não pode ser definido antes, como em consumo variável (Lei 4.320, art. 60, §2º).
- Global: para despesas contratuais pagas em parcelas (Lei 4.320, art. 60, §3º).
A nota de empenho substitui o contrato?
Em alguns casos, sim. A Lei 14.133/2021 diz que o contrato é obrigatório, mas pode ser trocado por nota de empenho, carta-contrato, autorização de compra ou ordem de serviço em duas situações (art. 95):
- Dispensa de licitação em razão do valor.
- Compras com entrega imediata e integral, sem obrigações futuras, inclusive de assistência técnica, independentemente do valor.
Mesmo assim, as cláusulas essenciais do contrato valem no que couber (art. 95, §1º). Por isso, leia com atenção o edital e a própria nota: prazo, local de entrega e condições de pagamento estão ali.
Liquidação: o órgão confere a entrega
Liquidar a despesa é verificar o direito do credor com base nos documentos (Lei 4.320, art. 63). Para fornecimentos e serviços, a liquidação se apoia em três documentos (art. 63, §2º):
- O contrato ou ajuste.
- A nota de empenho.
- Os comprovantes da entrega do material ou da prestação do serviço.
Antes disso vem o recebimento. Para compras, a Lei 14.133 prevê o recebimento provisório, de forma resumida, pelo fiscal, e o definitivo, por servidor ou comissão, com termo detalhado (art. 140, inciso II). O objeto pode ser rejeitado se estiver em desacordo com o contrato (art. 140, §1º).
Pagamento: a última etapa
O pagamento só pode ser feito depois da liquidação regular (Lei 4.320, art. 62). A ordem de pagamento é dada pela autoridade competente (art. 64).
Ordem cronológica. O órgão deve pagar seguindo uma ordem cronológica para cada fonte de recursos, separada em fornecimento de bens, locações, serviços e obras (Lei 14.133, art. 141). Essa ordem só pode ser alterada em casos listados na lei, com justificativa. Um deles é o pagamento a microempresa, empresa de pequeno porte e MEI, quando houver risco de o contrato não ser cumprido (art. 141, §1º, inciso II). O órgão deve publicar todo mês, no seu site, a ordem dos pagamentos (art. 141, §3º).
Quanto tempo o órgão tem para pagar?
O prazo de liquidação e de pagamento deve estar no contrato (Lei 14.133, art. 92, inciso VI). Quando a nota de empenho substitui o contrato, o prazo deve vir no edital ou no aviso de contratação.
No governo federal, a Instrução Normativa SEGES/ME nº 77/2022 limita esses prazos (art. 7º):
- Até 10 dias úteis para liquidar, contados do recebimento da nota fiscal.
- Até 10 dias úteis para pagar, contados da liquidação.
- Metade desses prazos para compras de valor até o limite de dispensa do art. 75, inciso II, da Lei 14.133.
O prazo de liquidação pode ser prorrogado uma vez, com justificativa, se houver diligência. E o tempo que o fornecedor leva para corrigir uma nota fiscal com erro não conta (art. 7º, §§3º e 4º).
Estados e municípios têm regras próprias. Confira o edital.
Exemplo prático
Uma empresa vende cadeiras a um órgão federal, por nota de empenho, numa compra de valor acima do limite de dispensa.
- Recebe a nota de empenho e confere item, quantidade, preço e endereço.
- Entrega as cadeiras e emite a nota fiscal com o número do empenho.
- O fiscal faz o recebimento provisório e depois o definitivo.
- Com a nota fiscal recebida, o órgão tem até 10 dias úteis para liquidar.
- Depois da liquidação, mais até 10 dias úteis para pagar, respeitando a ordem cronológica.
Se a nota fiscal sair com erro, o prazo para em cima da correção. Por isso a nota certa na primeira vez vale dinheiro.
Certidões vencidas travam o pagamento?
Antes de pagar, o órgão federal confere se você mantém as condições de habilitação (IN 77/2022, art. 8º). A perda dessas condições, sozinha, não autoriza reter o pagamento (art. 8º, §1º). Mas o órgão notifica a empresa para regularizar, e a irregularidade mantida pode levar à rescisão do contrato (art. 8º, §§2º e 3º). Mantenha as certidões em dia.
E se o pagamento atrasar?
Se o atraso passar de 2 meses, contados da emissão da nota fiscal, o contratado tem direito à extinção do contrato (Lei 14.133, art. 137, §2º, inciso IV). Ele também pode optar por suspender o cumprimento das obrigações até a situação se normalizar (art. 137, §3º, inciso II). Há exceções, como calamidade pública. Antes de suspender a entrega, converse com um advogado. O roteiro completo depois de ganhar, da ata ao pagamento, está no artigo sobre o que fazer depois de ganhar a licitação.
Fim de ano: atenção aos restos a pagar
Despesas empenhadas e não pagas até 31 de dezembro viram restos a pagar (Lei 4.320, art. 36). O pagamento pode ficar para o ano seguinte. No federal, a despesa em restos a pagar mantém a sua posição na ordem cronológica (IN 77/2022, art. 5º, §4º).
Em fim de mandato, a Lei de Responsabilidade Fiscal proíbe o titular de Poder ou órgão de assumir, nos últimos dois quadrimestres, despesa que não possa ser paga dentro do mandato ou que deixe parcelas para o ano seguinte sem dinheiro em caixa (LC 101/2000, art. 42). Em ano de eleição, acompanhe de perto os empenhos de fim de ano.
Perguntas frequentes
O que é nota de empenho?
É o documento que mostra que o órgão reservou no orçamento o dinheiro para pagar a sua venda, com o seu nome, o objeto e o valor.
Posso entregar sem nota de empenho?
Não é recomendável. A lei proíbe despesa sem empenho prévio (Lei 4.320, art. 60). Sem empenho, você corre o risco de não receber.
Qual a diferença entre empenho, liquidação e pagamento?
Empenho reserva o dinheiro. Liquidação confere que você entregou. Pagamento é a transferência do valor.
Quando o órgão paga depois da entrega?
Depende do contrato ou do edital. No federal, o limite é de até 10 dias úteis para liquidar e até 10 dias úteis para pagar, ou metade disso em compras de menor valor.
O empenho pode ser cancelado?
Pode ser anulado, por exemplo, se a compra não acontecer. Por isso, confirme o empenho antes de comprar mercadoria para entregar.
Onde vejo a fila de pagamentos do órgão?
O órgão deve publicar a ordem cronológica todo mês no seu site, na seção de acesso à informação (Lei 14.133, art. 141, §3º).
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Este texto é informativo e não substitui orientação de contador ou advogado. Confira sempre a lei, o edital e as regras do órgão que está comprando.
